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DIGITAL

archivis pro im Kärntner Landesarchiv

DIGITAL hat für das Kärntner Landesarchiv das Archivinformationssystem KLAIS entwickelt.

Dafür wurde eine bestehende proprietäre Datenbanklösung nach archivis pro migriert. Neben einem mächtigen Desktop-Client für die Verwaltung der Sammlungen enthält KLAIS ein Webmodul, das einen freien Zugang über Internet zum Archivinformationssystem ermöglicht.

Dabei wurde eine bestehende proprietäre Datenbanklösung nach archivis pro migriert. Neben einem mächtigen Desktop-Client für die Verwaltung der Sammlungen enthält KLAIS auch ein Webmodul, das einen freien Zugang über das Internet zum Archivinformationssystem ermöglicht.

Auf der Basis eines umfassenden Pflichtenhefts konnte DIGITAL dem Kärntner Landesarchiv ein Angebot für ein neues, auf einem Standardprodukt basierenden Archivinformationssystem legen, das auch die Datenmigration der bestehenden Datenbanklösung beinhaltet.

Eine Besonderheit in diesem Projekt stellte der Datenübernahmeprozess dar. Wurde bisher meist die gesamte Datenübernahme von unseren eigenen IT-Spezialisten/innen durchgeführt, so wollte man in diesem Projekt die Altdatenübernahme von den Anwendern selbst durchführen lassen. D.h. die Datenübernahmeroutinen mussten in eine allgemein verwendbare Form gebracht werden, sodass sie auch von Nicht-IT-Experten/innen ohne Probleme genutzt werden kann.

In zahlreichen Workshops, im Rahmen derer die Logik des Programms erklärt und Einschulungen ins System vorgenommen wurden, konnte ausreichend Wissen weiter gegeben werden, damit die Projektleiterin mit den Mitarbeitern/innen des Landesarchivs die Übernahme der Daten aus dem Altsystem in Eigenregie vornehmen konnten.

Die vielen Möglichkeiten, die ja laufend zu archivis pro dazukommen, weckten auch häufig neue Wünsche beim Anwender und zeigten neue Möglichkeiten der Nutzung des Systems. Dies erforderte oft ein Überdenken bereits diskutierter Arbeitsabläufe und Anpassungen in der Konfiguration des Systems. Gerade dieser agile Entwicklungsprozess mit iterativen Schritten in der Entwicklung ermöglicht aber die optimale Abbildung von spezifischen Abläufen des Anwenders und die Perfektionierung von dazugehörigen Erfassungsmasken und Recherchemasken.

Als Highlight zum Projektabschluss ist sicher die Freischaltung es des Web-Recherchetool KLAIS – Klagenfurter Landesarchiv Informationssystem im Dezember 2012 zu sehen. Hier kann die Öffentlichkeit ohne Zugangsbeschränkungen innerhalb von ca. 300.000 archivarischen Datensätzen unter der URL http://www.landesarchiv.ktn.gv.at/klais/ recherchieren. Neben der „einfachen“ Volltextsuche steht nicht nur eine erweiterte Suche für komplexere Abfragen zur Verfügung, sondern kann auch die Beständestruktur entsprechend der Archivtektonik als Navigationshilfe verwendet werden.

Das Einführungsprojekt unseres archivis pro im Kärntner Landesarchiv war eine spannende und herausfordernde Aufgabe. Wir konnten im Bereich des archivarischen Arbeitens weitere Erfahrungen sammeln, die in unserem Produkt archivis pro umgesetzt wurden und nun auch anderen Anwendern/innen zur Verfügung stehen.

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